3 choses que votre expert veut que vous sachiez au sujet du dépôt d'une réclamation d'assurance-entreposage

Vos efforts de gestion des risques peuvent atténuer les dommages matériels ou les blessures corporelles à votre installation d'entreposage libre-service. Cependant, il peut y avoir un moment où vous devez déposer une réclamation d'assurance. Voici trois choses que vos experts veulent que vous sachiez sur le processus.

Vos efforts de gestion des risques peuvent contribuer grandement à atténuer les dommages matériels ou corporels à votre installation d'entreposage libre-service, mais il se peut que quelque chose vous oblige à déposer une réclamation d'assurance. Les professionnels qualifiés de votre transporteur sont prêts à vous aider; mais vous avez aussi un rôle à jouer. Voici trois choses que vos experts veulent que vous sachiez sur le processus de réclamation.

Documenter la scène

Lorsqu'un locataire ou un visiteur se plaint d'une blessure, la priorité est de faire face à toute urgence médicale. Une fois que ces problèmes ont été résolus, il est important de documenter l'événement en détail.

Commencez par remplir un rapport d'incident détaillé qui comprend le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de la personne, ainsi que le nom de tous les témoins, une description détaillée des circonstances et autant d'informations d'identification sur la personne blessée que possible. Prenez des photos pour conserver un enregistrement de la scène telle qu'elle était au moment de l'accident. Si la partie lésée accepte d'être photographiée, prenez aussi ces photos.

Toutes les blessures doivent être documentées avec un rapport d'incident, des déclarations de témoins et des photographies. Ne pas remplir un rapport parce qu'une blessure semble mineure pourrait être une erreur coûteuse si la partie lésée devait déposer une réclamation d'assurance ou une poursuite.

Dès que vous avez terminé le rapport, faxez ou envoyez une copie par courrier électronique à votre agent d'assurance ou à votre transporteur. Cela lui donne la possibilité de mener une enquête préliminaire.

Dans le cas de dommages uniquement à la propriété, votre première tâche consiste toujours à documenter l'incident. Photographiez la scène pour enregistrer l'ampleur et la gravité de la perte. Prenez des notes détaillées de vos observations, des conversations avec des témoins et des conversations téléphoniques, et obtenez des informations de contact pour tous ceux avec qui vous parlez de la question. Si vous devez effectuer des réparations temporaires d'urgence pour éviter d'autres dommages ou pour régler des problèmes de sécurité, tenez un registre détaillé de vos dépenses et enregistrez vos reçus.

Les caméras de sécurité sont un outil important dans une enquête sur les réclamations. Passez en revue toutes les séquences vidéo de l'événement dès que possible. De nombreux systèmes de sécurité enregistrent périodiquement des vidéos anciennes, il est donc essentiel de capturer toutes les séquences pertinentes avant qu'elles ne soient perdues. Enregistrez une copie et envoyez-la à votre expert en sinistre.

Avertissez votre agent ou votre transporteur

L'une des actions les plus préjudiciables qu'un propriétaire de self-stockage peut prendre concernant une réclamation est d'attendre trop longtemps pour informer son agent d'assurance ou le transporteur. Avertissez cette personne dès que possible après tout événement pouvant entraîner une réclamation ou une poursuite.

Les trois événements les plus sensibles au temps sont les blessures corporelles, les pertes de biens et les poursuites judiciaires. Retarder la notification à votre agent d'assurance ou à votre transporteur peut avoir un effet négatif sur la capacité de l'expert en sinistres à enquêter. Dans certains cas, un retard peut rendre impossible la collecte des informations nécessaires. Par exemple, si les conditions météorologiques ou environnementales peuvent avoir joué un rôle, comme dans une blessure corporelle causée par une chute sur des marches glacées, retarder la notification pourrait annuler la capacité de l'expert en sinistres à documenter les conditions de propriété au moment de la blessure.

Si vous recevez un procès, il est essentiel d'aviser votre assureur immédiatement. Au moment où les documents atterrissent entre vos mains, l'horloge est déjà en cours d'exécution. Dans la plupart des juridictions, vous avez 20 ou 30 jours pour répondre à une convocation et une plainte. Votre opérateur doit disposer du temps maximum disponible pour fournir le support approprié.

En fait, le défaut d'aviser votre transporteur à temps pour respecter la date limite de réponse peut constituer une violation de votre contrat d'assurance, ce qui peut annuler la responsabilité du transporteur de fournir une couverture. Si vous êtes servi, envoyez immédiatement par télécopie ou par courriel une copie de l'assignation et de la plainte à votre service des réclamations et à votre agent. Sur la feuille de couverture de télécopie ou dans le message électronique, notez la date et l'heure du service et le nom de la personne servie.

Laisser le traitement des réclamations aux professionnels

Il n'est jamais sage de prendre une approche de bricolage une réclamation d'assurance. Peu importe la taille ou l'insignifiance d'un incident, il est essentiel que votre transporteur s'en occupe. La prime que vous payez comprend les services du service des réclamations du transporteur et de ses experts en sinistres expérimentés. Ils représentent vos intérêts et travailleront avec vous pour résoudre la réclamation rapidement et atteindre le meilleur résultat possible pour votre entreprise.

Une fois que vous avez avisé votre agent ou votre transporteur, restez en communication étroite tout au long du processus et suivez les instructions qu'il vous fournira. En attendant, il y a quelques choses à éviter:

Ne donnez pas d'informations. Il est préférable d'éviter de discuter de la réclamation avec les locataires, les visiteurs, les témoins ou l'avocat ou la compagnie d'assurance d'une autre partie. Laissez votre expert parler. Ne donnez pas d'informations sur l'incident, l'enquête ou les règlements potentiels. Si vous êtes contacté par quelqu'un qui cherche ce type d'information, conseillez-lui de contacter directement votre expert en sinistre.

N'admettez pas la responsabilité. Il est important d'éviter de dire quoi que ce soit qui pourrait être interprété comme une responsabilité pour dommages matériels ou corporels. Par exemple, si les biens d'un locataire sont endommagés par la pluie qui vient d'un toit qui fuit, ne dites pas: «Eh bien, nous aurions dû inspecter le toit» ou «Ne vous inquiétez pas, nous avons une assurance.

Ne faites pas de paiements de bénévolat. Les paiements de bénévolat sont lorsque vous offrez de faire un accord avec le locataire pour couvrir les dommages vous-même. Faire ce type de paiement sans consulter votre agent d'assurance ou votre transporteur pourrait annuler votre couverture. Si cela se produit, vous devrez peut-être payer les réclamations, les frais juridiques ou les dommages-intérêts ordonnés par le tribunal, ce qui pourrait être très coûteux et mettre en péril votre entreprise.

Lorsque des blessures corporelles ou des dommages matériels surviennent dans votre établissement, cela peut être frustrant et bouleversant pour toutes les personnes impliquées. Rappelez-vous que le service des réclamations de votre compagnie d'assurance est doté de professionnels expérimentés qui veillent à vos intérêts et vous guident dans le processus rapidement et efficacement. Travailler avec votre expert en sinistres pour commencer l'enquête dès que possible et suivre ses instructions pendant le processus peut aider à résoudre la réclamation rapidement et avec le résultat le plus positif pour votre opération d'auto-entreposage.
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